O Grupo Bimbo, empresa mexicana de panificação e snacks, conhecido globalmente como Bimbo, adotou o Microsoft Copilot Studio para modernizar processos de auditoria baseados em fluxos manuais, que geravam atrasos, retrabalho e complexidade operacional. Por meio do Microsoft 365 Copilot e do Microsoft Teams, a companhia implementou os agentes de IA: Audit Assist e Comatrix, reduzindo em 20% o tempo de conclusão da auditoria na fase de planejamento, além de ampliar a produtividade, a satisfação das equipes e a qualidade das auditorias.

Desafio para equipes globais 

Maior empresa de panificação do mundo, o Grupo Bimbo atua em 39 países nas Américas, Ásia, Europa e África. A companhia reúne um portfólio de mais de nove mil produtos, distribuídos por mais de 100 marcas, e opera 251 padarias e outras unidades, além de atender mais de 2,8 milhões de pontos de venda globalmente.

Apoiando essa operação está a equipe de Auditoria Interna Global do Grupo Bimbo, composta por mais de 100 auditores, que supervisionam riscos, controles e conformidade regulatórios em diversas regiões. Com o crescimento global da atividade de auditoria, o Grupo identificou que os processos manuais e baseados em múltiplos documentos já não acompanhavam a escala da operação.

Por muitos anos, os auditores dependeram de repositórios digitais, como o SharePoint, para acessar padrões globais de auditoria, modelos e documentos de processo. Embora essas informações fossem centralizadas, acessar o conteúdo certo no momento certo era frequentemente difícil, especialmente sob prazos apertados ou em diferentes fusos horários. Para conduzir as auditorias, os profissionais precisavam revisar procedimentos, confirmar o uso dos modelos corretos, elaborar conclusões e validar relatórios, mantendo a conformidade com os padrões globais. Quando surgiam dúvidas, muitas vezes era necessário buscar informações manualmente em diferentes repositórios ou acionar a equipe interna de garantia de qualidade.

Esse fluxo gerava atrito e atrasos. Com poucos especialistas disponíveis para responder às solicitações, a equipe de garantia de qualidade para obter orientação.

Essa abordagem criou atrito. A equipe de garantia de qualidade, composta por apenas alguns especialistas, tornou-se um gargalo. Auditores em outras regiões ou fora do horário comercial podiam esperar horas, ou até dias, por uma orientação.

“Às vezes, auditores percebiam que estavam usando uma versão antiga de um modelo depois de já terem investido horas na redação de um relatório. Isso significava retrabalho, atrasos e frustração”, afirma Mauricio Imenez, diretor global de Análise de Dados e Auditoria Interna do Grupo Bimbo.

Encontrando a receita para automação com o agente Audit Assist  

Usuária de tecnologias Microsoft, como Microsoft Teams e SharePoint, a equipe Global de Auditoria Interna d passou a explorar soluções de IA, incluindo Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot Studio. O objetivo foi conectar a tecnologia ao SharePoint e assegurar que as respostas geradas por IA refletissem orientações aprovadas e atualizadas.

“O que mais importava para nós era a facilidade de conectar nossos agentes diretamente à nossa documentação do SharePoint usando o Copilot Studio”, diz Imenez. “Toda vez que nossa equipe de qualidade atualiza um procedimento ou modelo, o agente usa automaticamente a versão mais recente. Não precisamos mais manter uma base de conhecimento separada.”

Com o Microsoft Copilot Studio, a equipe reconstruiu uma solução experimental anterior e implantou o Audit Assist, agente criado a partir de um hackathon interno apoiado pela Microsoft, realizado nos escritórios da companhia na Cidade do México. A solução, implementada em uma única fase em setembro de 2025, foi estruturada com prompts de sistema cuidadosamente definidos e fontes de conhecimento limitadas através do Microsoft 365 Copilot e Microsoft Teams, garantindo respostas mais consistentes.

Baseado em um modelo GPT no Copilot Studio e conectado diretamente aos repositórios do SharePoint, o Audit Assist acessa metodologias globais de auditoria, padrões, procedimentos e modelos. Disponível 24 horas por dia, os auditores podem fazer perguntas em linguagem natural como: “Quais são os primeiros passos para criar um novo projeto de auditoria?”, “Como escrever uma constatação?” e “Qual é o modelo de apresentação que devo usar para o evento de lançamento/anúncio?” para o agente, que fornece respostas precisas e alinhadas às orientações aprovadas. A ferramenta também ajuda a esclarecer requisitos como público, formato, prazo e conteúdo esperado, além de apoiar o acompanhamento das etapas do processo e o registro das ações concluídas.

A equipe otimizou o Audit Assist para consultar até 10 ou 11 documentos por interação, aumentando a confiabilidade das respostas sem sobrecarregar os usuários. “Queríamos que os auditores confiassem nas respostas”, explica Eduardo Arenas, analista de dados do Grupo Bimbo. “Isso significava garantir que as respostas sempre viessem da documentação correta e seguissem os formatos corretos.”

Além do Audit Assist, a equipe desenvolveu o Comatrix, um agente complementar implantado através do Microsoft 365 Copilot e Microsoft Teams. O Comatrix apoia a fase de planejamento da auditoria ao gerar matrizes de risco e controle baseadas em procedimentos oficiais globais. Juntos, os dois agentes apoiam etapas críticas do fluxo de trabalho de auditoria, desde o planejamento até a elaboração de relatórios.

Simplificando a experiência do auditor 

A Audit Assist rapidamente se tornou parte central do trabalho diário dos auditores do Grupo Bimbo em diversas regiões. Utilizando orquestração padrão, o agente fornece orientações precisas e alinhadas às políticas aos auditores enquanto preparam comunicações e relatórios, a qualquer hora do dia.

A mudança aumentou a produtividade e a confiança dos auditores, que passaram a iniciar relatórios com modelos atualizados e orientações padronizadas. Isso reduziu o risco de retrabalho e ajudou a tornar as entregas mais consistentes. A criação de uma matriz de risco e controle, que levava cerca de dois dias, passou a gerar uma versão inicial em segundos com o Comatrix, com refinamento em menos de meio dia.

O Audit Assist também reduziu a dependência da equipe de garantia de qualidade para questões rotineiras. Ao lidar com questões repetitivas, o agente libera especialistas em qualidade para focar no aprimoramento de metodologias e apoiar casos complexos de auditoria. “Isso mudou a qualidade do produto final”, diz Imenez. “Os auditores estão mais alinhados com a metodologia e os relatórios são mais consistentes entre as regiões.”

Redução do tempo de auditoria da fase de planejamento em 20% 

Em fase inicial de análise detalhada de uso, o Grupo Bimbo já registra resultados relevantes. Desde a implantação dos agentes, a equipe Global de Auditoria Interna identificou uma redução de aproximadamente 20% no tempo de conclusão da auditoria na fase de planejamento, em processos que normalmente levam de cinco a oito semanas.

A companhia também busca elevar a satisfação dos auditores. Segundo os primeiros feedbacks, os usuários relatam mais confiança, menos frustração e mais tempo para atividades analíticas.

A adoção segue em expansão. No início de 2026, entre 50% e 60% dos auditores já utilizavam ativamente os agentes, impulsionados por workshops, comunicações internas e programas de campeões em diferentes regiões.

Além do Audit Assist: construindo um ecossistema do agente 

Para o Grupo Bimbo, o Audit Assist é o ponto de partida de uma estratégia mais ampla de agentes de IA na Auditoria Interna. A equipe planeja novos agentes no Copilot Studio para apoiar outros centros de excelência, com foco em testes de controle e extração de dados.

As próximas evoluções podem incluir a ampliação das fontes de conhecimento, além dos procedimentos globais, a incorporação de novas orientações internas e externas e o aprimoramento da telemetria para entender padrões de uso e dúvidas recorrentes.

Além disso, o Grupo avalia que o principal diferencial do Microsoft Copilot não está apenas na capacidade de IA, mas na facilidade de implementação em ambientes corporativos complexos.